Responsable de formation

Véritable chef d’orchestre des multiples actions concernant la formation, le Responsable de formation s’assure que les sessions ne nuisent pas à la productivité de la société. Dans ce but, il propose un planning, qui répond aux obligations de l’entreprise. Ayant pour objectif de développer les compétences des salariés, il se doit d’être un excellent communiquant, d’adopter une bonne posture et d’être à l’écoute de ces derniers. 

Plusieurs missions sont confiées au Responsable de formation, telles que :

• Fixer une politique de développement des compétences et de formation en accord avec les enjeux de la société : 

Le Responsable de formation conçoit son projet à partir d’un bilan complet des salariés et de l’entreprise. Les solutions qu’il propose doivent être cohérentes avec la politique et la vision de la société.

• Positionner son activité au sein du contexte conventionnel et législatif suite à la réforme de 2018 : 

Le Responsable de formation, avant d’établir un plan de développement des compétences, doit identifier les nouvelles tendances et les nouveaux acteurs du système. 

De plus, dans l’intérêt de son plan de formation, il tient un inventaire des dispositifs accessibles aux salariés, comme le CPF et le CPF de transition professionnelle. Ensuite, parmi les diverses solutions de financement proposées par les organismes de formation, il choisit le mode le plus adapté à la taille de la société.

• Déterminer les enjeux de la société :

Avec l’aide d’autres cadres de la société, le Responsable de formation, grâce à une étude détaillée du milieu concurrentiel de l’entreprise, identifie les enjeux de cette dernière. Pour cela, il procède à des sondages et parfois à de l’espionnage, mais cette technique reste très risquée.

• Mettre en place un plan de formation :

Le Responsable de formation commence par définir le procédé lié à l’élaboration de son projet. Puis, il chiffre et crée le planning correspondant à chaque année. Enfin, il présente son programme de formation à ses supérieurs afin que ces derniers l’approuvent et le valident.

• Piloter les projets de formation :

Le Responsable de formation doit suivre différentes étapes précises afin de mener à bien les projets de formation. Cela consiste à sélectionner les prestataires, gérer le budget qui lui est attribué, suivre et rédiger le cahier des charges et faire une évaluation finale.

• Définir les besoins et élaborer le cahier des charges :

Dans le but d’optimiser les résultats et les coûts de l’entreprise, le Responsable de formation doit avoir connaissance des besoins de celle-ci et doit les intégrer au sein d’un cahier des charges. Il s’agit là de la première étape à réaliser avant de poursuivre dans le corps du projet. 

En effet, ce procédé offre un aperçu sur les résultats attendus et sur les actions à mener, dans leur globalité. Un plan de développement des compétences étant coûteux pour une société, sans cette étape, la formation serait alors un gaspillage d’argent et une réelle perte de temps pour les dirigeants. C’est pourquoi ils confient ces missions à un professionnel du métier.

• Faire un choix parmi les moyens de formation :

Il s’agit d’un point essentiel, puisque l’ensemble des aspects du processus en dépendent, c’est-à-dire le coût, le temps, les outils, les ressources, etc. Ce choix s’adapte à toute une série de critères de réussite étudiée en amont.

D’autre part, tous les genres d’apprentissage, comme en présentiel, en distanciel, en formation en situation de travail, par exemple, se rapportent à des conditions de réussite et à un coût. Pour ces raisons, le Responsable de formation doit anticiper l’intégralité de ces données avant de procéder à la sélection et ne doit pas omettre l’apport des technologies de formation actuelles, telles que les classes virtuelles, les vidéos, les modules, le MOOC - Massive Open Online Course, etc.

C’est seulement après avoir réalisé chacun de ces points que le Responsable de formation lance des appels d’offres et cible les prestataires qui sont en concordance avec les besoins de la société et de ses salariés.

• Suivre et s’assurer du bon déroulement des projets de formation :

Cette dernière étape du pilotage de projet consiste à contrôler les interventions en temps réel et le développement des dispositifs. Dans ce but, le Responsable de formation accompagne tous les salariés dans leur acquisition de compétences nouvelles et il s’assure du respect du planning mis en place.  

• Participer à l’évaluation finale :

La certification est un gage de réussite au cours d’une formation. En effet, elle est la preuve que les connaissances et les compétences transmises ont bien été assimilées et acquises durant les sessions. Ainsi, le Responsable de formation a aussi pour mission de déterminer quel type de certificat est le plus approprié aux salariés.

D'autre part, le rôle du Responsable de formation est également de réaliser un argumentaire face aux dirigeants de l’entreprise sur la nécessité d’une certification. Il les informe donc sur les avantages que cela rapporte. Il peut, en outre, s’appuyer sur le fait que la certification est une source de motivation pour les employés, afin que ces derniers appliquent les efforts nécessaires au cours de ce projet de formation.  

De surcroît, étant à la tête du projet, le Responsable de formation est en mesure de procéder à l'évaluation des salariés. En d'autres termes, étant lui-même le créateur du plan de formation, il connaît parfaitement l'ensemble des critères de réussite, ainsi que les indices de performance. Toutefois, il va, pour cela, collaborer avec les formateurs, qui seront ainsi membres du jury. Enfin, le Responsable de formation est chargé de communiquer les résultats finaux. 

Pour résumer, les missions du Responsable de formation sont :

• Identifier les axes de formation à développer 
• Proposer des dispositifs adaptés aux besoins des salariés et de l’entreprise
• Trouver les prestataires pour dispenser les formations
• Faire de la gestion administrative des formations   
• Respecter le cadre légal et la politique de l’entreprise
• Élaborer le budget et le planning  
• Suivre le bon déroulement des formations 
• Effectuer un bilan global de la prestation 
• Evaluer les compétences acquises par le salarié

Le métier de Responsable de formation a un lien étroit avec le département des Ressources Humaines. Ainsi, on parle de compétences en gestion sociale, en communication et en techniques de négociation. En ce qui concerne les qualités essentielles à ce poste, elles sont :

• Un sens de l'organisation irréprochable 
• Un esprit d'initiative 
• Une approche pragmatique
• Une certaine empathie 
• Une aisance en communication
• Une ouverture d’esprit
• Une grande capacité d’adaptation

Le Responsable de formation doit également posséder des aptitudes en management, c’est-à-dire qu’il doit être capable de gérer des personnes et différentes missions. En effet, il peut parfois être amené à diriger des prestataires de service, des formateurs et des chargés de formations.

Par ailleurs, les entreprises se digitalisent chaque jour davantage, avec l'avènement du numérique et les nouvelles technologies d'information. De ce fait, le Responsable de formation doit maîtriser les outils informatiques et le web. D’autant plus que dans le milieu de la formation, et plus particulièrement celle à distance, Internet sert d’outil de recherche et de communication, ainsi que de support aux cours.

Le salaire du Responsable de formation se situe entre 2 100 € bruts par mois, en début de carrière, et 2 800 € bruts par mois, avec davantage d’expérience et de responsabilités.